昨日ブログの記事にもしたように、ダイレクトメール (DM) の曜日ミスを深く反省し「展示会への準備事項を再確認する」という作業を行いました。
せっかくなので、準備にあたり先日ご紹介した「マインドマップ」という手法を用いて展示会に向けてやるべきことを整理していきます。
[関連記事]>>>【個展の準備】DMの表記ミスへの謝罪と展示会への決意表明マインドマップを学ぶにあたり、こちらの書籍がたいへん参考になりました。
自分自身の情報整理だけでなく、家族、会社などのコミュニケーションツールとしての利用法、スケジューリング、人生設計など、あらゆる面で使うことのできる汎用性の高いツールであることがわかります。
マインドマップの最大の特徴は脳の仕組みを最大限に生かし、言葉から連想されるものを結び付けて全体像をとらえられるという点。
脳は無機質で意味を持たないものを機械的に覚える作業を苦手としていますが、連想によって結び付けられたキーワードを整理、理解する能力には長けています。
例えば「犬、箱根、コーヒー、ブランコ etc…」といった意味を持たない単語を順番に覚えようとしたとき、脳には大変負荷がかかります。一方、「犬と一緒に箱根に行ったとき、コーヒーを買ってブランコで飲んで…」のように単語と単語に (無理やりでも) 意味を持たせるだけでも単語の暗記力が向上します。
マインドマップは、まさにこういったキーワードとキーワードを連想させ理解する脳の仕組みをうまく使った方法と言えます。
実践編
さて、さっそく実践に移ります。
1. メインテーマの設定
中央部に核となるテーマを目立つように配置。
私の場合はA4のノート全体を広く使って作りました。単色で作っていますが、本来は色ペンなどを多用してカラフルに明るくマインドマップを作成した方が効果が高いそうです。
今回のテーマは自分の「切り絵展示会」の準備に向けた情報の整理ですので、中央部に核となるテーマを目立つように配置。
ここを起点に情報を整理し、全体像を俯瞰していきます。
2. サブテーマの設定
メインテーマを主軸に、準備に必要なものを思いつく限り挙げ、サブテーマとしてメインテーマと線でつなぎます。
「展示会の準備に必要なものは？」と考えながら、次々と書き込んでいきます。
この場では思いつかなくても、後から書き加えられるように余白を少し残しておくことをオススメします。
3. サブテーマからさらにテーマを細分化
サブテーマから連想される項目をさらに細分化していき、先ほどと同様に線でつないでいきます。
中心のテーマを2段階に分割するだけでも、自分のやるべきことが明確化されて、全体像が見えるようになってきました。
4. 最小単位まで細分化
メイン、サブ、アクセントと来て、そこからさらに情報を細分化。
「切り絵展示会」の場合、準備の時間が限られるため「優先順位」を考えることが一番大事です。
先に何に取り組み、後でどこを仕上げればいいのか。
ここが整理できていないと、後半大変な思いをしたり、最悪の場合は準備が間に合わないことも予想されます。
実際に各項目を細かく見ていきます。
例えば「グッズ」「iPhoneケースの項目」を見てみます。
印刷に2週間かかるため、会期から逆算すると締め切りは8月30日とわかります。
全体像を見渡して、これが一番最初に来る締め切りなので、優先順位高めと設定。
次に「作品」「額装」のタグを見てみましょう。
「額装の締め切りは、搬入日によって変動する」ということが判明します。
よって「搬入日の確定」→「額装の締め切り」→「作品を完成させる締め切り」という順番に連鎖して優先順位が確定します。
まず優先して「搬入日を確定させる」ということが必要だと気づきます。
終わったものから消去
そのまま残っているとわかりづらくなるため、終えたものから二重線で消しています。これであとどれぐらいのタスクが残っているかが分かります。
二重線でタスクを消していくのは個人的な好みです。ポイントカードのように「良いものをためてる感」を実感するのが好きだからです。
マインドマップを「展示会」というテーマに使ってみました。やるべきことが明確化し、さらにキーワードを落とし込んでいくことで「いつまでにやるか」「なにからやるか」ということが明らかになりました。
もちろんマインドマップは仕事、タスク管理にも役立ちますし、使い方次第では複数人のコミュニケーションを図り、全体像を共有するなど様々な使い方が可能です。
今回挙げたのはごく1部の使い方ですので、もしマインドマップに興味を持たれましたらこちらの書籍を読んで「こんな使い方もあるのか！」という発見をしていただければと思います。
では、そんな感じで！
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