【整理術】ファイル命名3つのルール | ファイルの整理に迷わない




【2019年 5月更新】

ファイルの整理術では、ファイルの命名に明確なルールを設けておくことが重要です

ファイルの名前が整理されていないと、順番がぐちゃぐちゃになったり、検索で引っかけられなくなるからです。

今回は僕がファイルやフォルダを整理する上で守っている命名法についてご紹介いたします。

ファイルの命名に必要な3つのルール

ファイルを迷子にしないため、またはすぐに探し出せるようにするため、以下の3つのルールを守るように心がけています。

  1. 一般的なファイル名の使用
  2. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
  3. ルールを明確にする

1. 汎用性の高いネームを使用

ファイル命名のアイディアは、ユニクロのロゴなどを担当したデザイナー、佐藤可士和さんの『佐藤可士和の超整理術』という本を参考にしています。

ファイル名の表記を統一する

まずは自分の中 (またはチーム内) で命名のルールを統一すること。これが一番大切です。

『佐藤可士和の超整理術』から応用例を引用させて頂きます。

例えば「DoCoMo」という携帯キャリアを表記するとき。

「DoCoMo」「Docomo」「docomo」「ドコモ」「ドコモ」etc…と、異なる表記がいくつも考えられます。

この表記がバラバラだと、パソコン内で検索をかけても、探し出せない可能性が出てきます

そこで自分自身やチーム内の命名ルールをしっかりと決めておくことが大切です。

例えば「DoCoMo」で統一させておくと、スッキリと揃います。

また「DoCoMoの702iD」という機種のファイルを作る際には「702iD_DoCoMo」と表記するのか、「DoCoMo_702iD」と表記するかで、ファイルの順番が変わります

ファイル名の順番は階層を意識

ファイルに名前をつけるときは、後程詳しくご説明いたしますが「階層を意識する」と良いでしょう。

「大テーマ > 中テーマ > 小テーマ」の順に分類できるようにしておくことが大事です。

folder-name

上の例でいくと、「DoCoMoの702iDという機種」では、【DoCoMo】という会社の枠に【702iD】という機種が入るので、「DoCoMo > 702iD」という階層になっています

階層は大きい順に並べてるとわかりやすいため、この場合「DoCoMo_702iD」というファイル名をつけます

ファイル名に使える文字

僕の場合、統一表記を徹底するために、ファイル名に使用できる文字を4種に制限しています。それが

  • 全角漢字
  • 全角ひらがな
  • 半角英数
  • 半角カタカナ

の4種です。

全角英数・全角カタカナは、ファイル名が長くなるので、使用していません。表示幅が狭くても、できる限りファイル名を全部表示できるようにしておきたいからです。

また

  • 「ー (全角ハイフン)」ではなく「- (半角ハイフン)」
  • 「、(全角句読点)」ではなく「, (半角カンマ)」
  • 「() (全角カッコ)」ではなく「() (半角カッコ)」

のように、かなり細かい自分ルールを決めています。

「- (ハイフン)」を使用する際には特に注意が必要で、ハイフンに似たものに「ー」「—」「‐」「−」などがあります (※ いずれも「- (半角ハイフン)」ではない)。

間違えないように気を付けましょう。

2. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】

ファイルやフォルダに名前を付けるときは、まず【番号】か【日付】からファイル名を入力します。

番号を使用する場合

階層構造の上層で使用しています。

番号は三桁で表記し、「数字+アンダーバー (001_)」の形で表記します。

Ex. 写真、音楽、趣味の順にファイル名をつけるとき

001_写真

002_音楽

003_趣味

最初の番号を三桁「001_」にしている理由は、「1_」「2_」のように一桁をつけてしまうと、10以上の数字から順番が入れ替わってしまうためです。

Ex.

1_

10_

2_

3_

よって、最初から二桁以上の数字を使うことが望ましいでしょう

僕の場合は三桁ですが、二桁や四桁でも問題はありません。お好みでご使用下さい。

なおこのルールだと、「000_」は一番最初、「999_」は一番最後にきます。

僕は【000_一時保管】を、【999_未分類】として、特別な使い方をしています

日付を使用する場合

頻繁に更新や追加されるフォルダに使用しています

特に日付や更新日が明確になるとメリットがあるファイルに使用しています。

階層構造では、最後か最後から2番目ぐらいで使用することが多いです。

日付は「2017年9月26日」であれば【20170926_】または【170926_】の2パターンが使えます。

僕はファイル名をできるだけ短くしたいので【190505_西暦2桁+日付4桁】の6桁で統一しています。

提出書類など、回数を重ねて校正するファイルでは、いつでも前に戻れるように過去ファイルをとっておくと思います。

このとき「プロジェクト-最終」というファイル名をつけて、その後に手直しをして「プロジェクト-最終-02」なんてファイル名を付けてしまうと、どれが最新のファイルかわからなくなってしまいます

そこで【日付_】をつけることで「どれが最も新しいファイルか」を可視化できます。

ファイル名に使えない文字

パソコン上で不具合を起こさないよう、使用しない方が良い文字、または使用できない文字もあります

  • ¥: 円記号
  • /: スラッシュ
  • :: コロン
  • *: アスタリスク
  • ?: クエスチョンマーク
  • “: ダブルクォテーション
  • <>: 不等号
  • |: バーティカルバー

これらの文字はファイル名として使えません。

[参考]>>>ファイルやフォルダーの名前に使用できない文字について

[参考]>>>ファイル名に使わない方が良い文字

また個人的に

  • .: ピリオド
  • : 半角スペース

も控えています。

「. (ピリオド)」は「.jpg」「.pdf」などの拡張子と混在しやすく、「 (半角スペース)」は入っているのか入っていないのかわかりにくいからです。

追記

ファイル名とは別に、何かキーワードとして追記しておきたい単語「タグ」は、「,(カンマ)」で並列表記しています。

例) 「フォルダ001にある2016年開催の展示会用ファイル」→001_exhibition_yayoi,2016」

また「第○△回」や「第○△巻」というのを明記したいときは「001_ファイル名(○△)」のように「() (半角カッコ)」で表示しています。

例) 第45回 展示会【001_展示会(45)】

ファイルの命名法 まとめ

ファイル名は「半角英数、全角漢字、全角ひらなが、半角カタカナ」で構成

カタカナ、英語は長くなりやすいので、半角で統一。

ファイル名はできる限り短くする。

階層は_(アンダーバー)で示す

階層は3構造まで、1st > 2nd > 3rdという構成で、上層は【001_ファイル名】で統一。

最下層は170925_…のように日付で表記。

命名に自分なりのルールを持たせる

タグは【001_exhibition,2016】のように「, (カンマ)」を使用。

ハイフンに似た文字はたくさんあるので、自分がどれを使っているか明確にしましょう。「-,—,ー,‐」コレ全て違う物!

「.(ドット)」は「.jpg」,「.pdf」などの拡張子と混在する可能性があるため、使用しない。

→「Y. Kuronuma」→「YKuronuma」

→「2017.9.30」→「2017930」

半角スペースは見えづらいので使用しない。

第○回、または第○巻という表記は (○) で回数を示す。

参考になる点がありましたら、幸いです。



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