【整理術】ファイル命名3つのルール | ファイルの整理に迷わない

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年末年始、大掃除の時期ということで部屋だけでなく、パソコン上に散らばるファイルも綺麗に整理しています。

以前書いた記事で、目的のファイルに4回クリックで達するようにファイルを整理する「弥生式3階層法」について書きました。

[関連記事]>>>【整理術】ソフト不要! 4回クリックで目的ファイルに達する分類法

しかしファイルの整理術に関して言うと、ファイルの命名にもきちんとしたルールを設けておく必要があります。なぜなら実際に目に入る「ファイルの名前」が整理されていないと順番が入れ違ったり、検索で引っかからなくなってしまい、せっかくのファイル整理術が十分に力を発揮できないからです。

そこで今回はファイルやフォルダを整理する上で守っている「弥生式ファイル命名法」についてご紹介いたします。

ファイルの命名に必要な3つのルール

ファイルを迷子にしないため、またはすぐに探し出せるようにするため、以下の3つのルールを守るように心がけています。

  1. 汎用性の高いネームの使用
  2. ファイル・フォルダ名の先頭は「番号」or「日付」
  3. ネーミングは3階層を意識

1. 汎用性の高いネームを使用

フォルダ・ファイルの命名のアイディアはユニクロのロゴなどをデザインしたデザイナー、佐藤可士和さんの『佐藤可士和の超整理術』という本を参考にしました。

ファイル名の表記を統一

まずは自分の中 (またはチーム内) でネーミングを統一すること。これが一番大切です。

『佐藤可士和の超整理術』から応用例を引用させて頂きますが、例えば「DoCoMo」という携帯キャリアを表記するとき。

「DoCoMo」「Docomo」「docomo」「ドコモ」「ドコモ」etc…と、異なる表記がいくつも考えられます。この表記がバラバラだと、いざパソコン内で検索をかけても、探し出せなくなる可能性があります

そこで自分自身やチーム内の命名ルールをガッチリ決めておき、例えば「DoCoMo」で統一させておくとフォルダ内がスッキリと揃います。

また「DoCoMoの702iD」という機種のファイルを作る際に「702iD_DoCoMo」と表記するのか、「DoCoMo_702iD」と表記するかで、ファイルの順番が変わってきます。

ファイル名の順番は階層を意識

私がオススメするネーミングは、後程詳しくご説明いたしますが「階層を意識する」ということ。

「大テーマ>中テーマ>小テーマ」の順番に分類できるようにしておくことが大事。

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例えば上の例でいくと「DoCoMoの702iDという機種」では、DoCoMoという会社の枠に入る702iDという機種なので「DoCoMo>702iD」という階層になっています。階層の大きい方から順に並べていくとわかりやすいため、この場合は「DoCoMo_702iD」というファイル名をつけます

使える文字

統一表記を徹底するため、ファイル名に使用できる文字を4種に制限しています。それが

  • 全角漢字
  • 全角ひらがな
  • 半角英数
  • 半角カタカナ

の4種。全角英数・全角カタカナは、ファイル名が長くなるため使用していません。表示幅が狭くても、できる限りファイル名を全部表示できるようにしておきたいからです。

また

  • 「ー (全角ハイフン)」ではなく「- (半角ハイフン)」
  • 「、(全角句読点)」ではなく「, (半角カンマ)」
  • 「() (全角カッコ)」ではなく「() (半角カッコ)」

というように、かなり細かい自分ルールを決めています。

「- (ハイフン)」を使用する際には特に注意が必要で、ハイフンに似たものに「ー」「—」「‐」「−」などがあります (※ いずれも「- (半角ハイフン)」ではない)。間違えないように気を付けましょう。

2. ファイル・フォルダ名の先頭は「番号」or「日付」

ファイルやフォルダに名前を付けるときは、まず「番号」か「日付」を入れてからファイル名を入力します。

番号を使用する場合

フォルダの優先順位がわかっており、なおかつ頻繁に追加されない大枠でとらえるときに使います。具体的には、階層構造の上の方で使用しています。

番号は三桁で表記し、ファイル名の前に「数字+アンダーバー」の形で組み込みます。

Ex. AAA、BBB…の順にファイル名をつけるとき

001_AAA

002_BBB

003_CCC

ここで最初のナンバリングを三桁「001_」を採用している理由は、「1_」「2_」のように一桁番号をつけてしまうと10以上の数字が出てきたときに順番が入れ替わってしまうからです。

Ex.

1_

10_

2_

3_

よって、最初のラベリングの時点で二桁以上用意しておくことが望ましいでしょう。私の場合は三桁でラベリングしていますが、二桁、四桁でも問題ありません。お好みでご使用下さい。

なお「000_」は一番最初に来ますが、私は「000_」を「一時保管フォルダ (未分類、後で分類)」にしています

日付を使用する場合

頻繁に更新、追加されるフォルダに使用。日付や更新日が明確になるとメリットのあるファイルに使用しています。階層構造でいくと最後か、最後から2番目ぐらいで使用することが多いです。

日付は「2017年9月26日」であれば「20170926_」または「170926_」と西暦の「20XX」または「XX」から始める2パターンを使用することが多いでしょう。

私の場合は可能な限りファイル名を省略したので「西暦2桁+日付4桁_」の6桁表記で統一しています。

企画書など、回数を重ねて校正していくファイルの場合、いつでも前に戻れるように過去ファイルをとっておくと思います。

このとき「Aプロジェクト-最終」というファイル名をつけて、その後新たに手直しをして「Aプロジェクト-最終-02」なんてファイル名を付けてしまうと、どれが最新のファイルかわからなくなってしまいます

そこで「日付」というラベルをつけることで「どれが最も新しいファイルか」ということを可視化できます。

作品の場合は、作り終えた日付でラベルしておくことで「制作年月日」がすぐにわかります。

ファイル名に使えない文字

パソコン上で不具合を起こさないためにも、使用しない方が良い文字、または使用できない文字もあります。

  • ¥: 円記号
  • /: スラッシュ
  • :: コロン
  • *: アスタリスク
  • ?: クエスチョンマーク
  • “: ダブルクォテーション
  • <>: 不等号
  • |: バーティカルバー

これらの文字はファイル名として使えません。

[参考]>>>ファイルやフォルダーの名前に使用できない文字について

[参考]>>>ファイル名に使わない方が良い文字

また個人的には

  • .: ピリオド
  • : 半角スペース

も控えています。

「. (ピリオド)」は「.jpg」「.pdf」などの拡張子と混在しやすく、「 (半角スペース)」は入っているのか入っていないのかわかりにくいからです。

追記

ファイル名とは別に、何かキーワードとして追記しておきたい単語「タグ」は、「,(カンマ)」で並列表記しています。

例) 「フォルダ001にある弥生の2016年の展示会に関するファイル→001_exhibition_yayoi,2016」

また「第○△回」「第○△巻」というのを明記したいときは「001_ファイル名(○△)」のように「() (半角カッコ)」で表示しています。

例) 第45回 デザインフェスタ「001_デザフェス(45)」

ファイルの命名法 まとめ

ファイル名は「半角英数、全角漢字、全角ひらなが、半角カタカナ」で構成

カタカナ、英語は長くなりやすいので、半角で統一。

ファイル名はできる限り短くする。

階層は_(アンダーバー)で示す

階層は3構造まで、1st>2nd>3rdという構成で、1st,2ndは001_…という表記で統一。

最下層は170925_…のような日付表記。

命名に自分なりのルールを持たせる

タグは「2016,Yayoi,exhibition」のように「, (カンマ)」で表記。

ハイフンのような文字はたくさんあるので、自分がどれを使っているか明確にしましょう。「-,—,ー,‐」コレ全て違う物!

「.(ドット)」は「.jpg」,「.pdf」などの拡張子と混在する可能性がある原因となるため省略する。

→「Y. Kuronuma」→「YKuronuma」

→「2017.9.30」→「2017930」

半角スペースは見えづらいので使用しない。

第○回、または第○巻という表記は()で回数を示す

年末の大掃除ついでに、ファイルの整理も頑張りたいと思います。

では、そんな感じで!









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