【仕事効率化】ファイルを迷子にしない管理法【デザイナー向け】

ファイルの整理に悩む方は多いですが、特にデザイナーさんやイラストレーターさんなど、クリエイティブ系のお仕事でお困りの方が多いようです。

そこで完全デザイナー向けに、ファイルの整理方法についてまとめました。

大切な【3つのルール】

個人・チームを問わず、ファイル命名で重要なことは3つあります。

1. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
2. 階層を深くしない
3. ルールを自分・チームで統一する

1. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】

ファイルやフォルダの命名は、【番号】または【日付】からつけるのが重要です。

これはファイルを迷子にしないため、大切なルールとなります。

階層上位では【番号】、下の階層ほど【日付】を使用すると便利です。

なぜ番号をつけるのか？

名前順にしたとき、ファイル名が綺麗に並ぶからです。

番号は三桁で表記し、「数字+アンダーバー (001_)」で表記します。

最初の番号を「001_」にしている理由は、「1_」「2_」のように一桁を使ってしまうと、10以上の数字から順番が入れ替わってしまうからです。

よって、最初から二桁以上の数字を使うことが望ましいと言えます。

僕の場合は三桁ですが、二桁や四桁でも問題はありません。お好みでご使用下さい。

なお名前順にすると、「000_」は一番最初、「999_」は一番最後にきます。 

僕は【000_一時保管】を、【999_未分類】のように、特別なフォルダとして使っています。

フォルダ名に日付を使うとき

更新日時順に並べたいときに使用します。

例えば

• デザイン案など、日に応じて更新されるファイル
• 昔のファイルに戻れるように、過去データを保存しておきたい

などは時系列順で並ぶと、最新版が最後にくるので、わかりやすくなります。

ファイル名からの命名をオススメしない理由

よく【ファイル名-日付】というフォルダ名のつけ方をする方がいらっしゃいますが、個人的にはあまりオススメしておりません。

というのも、例えば【ファイル名_日付-01】など最後にハイフンがつくと、順番が入れ替わってしまい、最新ファイルが迷子になる可能性があるからです。

2. 階層を深くしない

「細かく分けた方が、わかりやすいだろう」は、一番やりがちなミスです。

なぜなら、人は忘れる生き物だからです。

気合いを入れてファイルを細かく分類しても、日が経つにつれ、忘れてしまうことがほとんどです。

それよりは上のように、シンプルな階層にした方が汎用性が高いです。

また脳科学的には3フォルダ、4回クリックで目的のファイルにたどり着くを目安にすると、わかりやすい分類となります (マジックナンバー 4±1の法則)。

詳しい話はこちらの記事をご参照ください。

3. ルールを自分・チームで統一する

そもそもフォルダを分類する理由は何でしょうか？

それは「必要なファイルをとっておき、使うときに取り出せるようにするため」です。

なので上記の目的を達成できれば、基本的にはどんな分類をしても良いと思っています。

そのためには、

1. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
2. 階層を深くしない

というルールを徹底すれば、基本的な整理整頓はできるでしょう。

しかし本当に大切なのは、チーム・自分で決めたルールを守ることです。

そして実際に運用していくうちに、

「こっちの方が使いやすい」

「こう工夫した方が良くなる」

と気づいたとき、なるべく早い段階でルールを修正した方がいいです。

ルールが固定化してしまうと、後から修正するのはとても大変です。

使用初期からルールを考え徹底し、自分たちなりに使いやすい方法を模索しておくことが大切です。

次からチームや個人でのフォルダ整理の話に移ります。

チーム or 個人のフォルダ分類

デザイナーといっても、チームで活動しているか、それともフリーランスのように個人で活動しているかによって、最適なフォルダ分類は変わってきます。

個人のデザイナー向け

チームでない場合、自分にとってわかりやすいことが一番重要です。

そのためルールは、出来るだけシンプルでわかりやすい形を目指しましょう。

上で紹介したように

1. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
2. 階層を深くしない
3. ルールを自分の中で統一する

を実践するだけで、だいぶ使いやすくなるはずです。

記事の最後の方に「フォルダ分類案」を載せたので、ぜひそちらを参考にしてみてください。

チーム向け

チームの場合、お互いがファイルにアクセスする機会が増えます。

そのためチーム同士でいつでも、自由に、すぐファイルを取り出せるルールの運用が重要です。

フォルダ分類のルールは、基本的に

1. 階層を深くしない
2. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
3. ルールを自分の中で統一する

で一緒ですが、フォルダ分類のフレームに工夫が必要になります。

お客さんから直接仕事を受け取る場合

営業さんを介さず、直にお客さん (企業) とやり取りする場合は、企業名からフォルダを分けていく方法がオススメです。

• 企業名 > 年月日 > 各プロジェクト
• 年月日 > 企業名 > 各プロジェクト

などが挙げられます。

また企業名が多く、ファイルが埋もれてしまうときは、

• 001_あ行
• 002_か行
• 003_さ行

のように、検索を挟ませる方法もあります。

営業さんを介して仕事を受け取る場合

営業さんを介して仕事を受け取る場合、大きな分類として営業さんの名前から始める方法もあります。

• 営業さん名 > 担当企業名 > 各プロジェクト
• 営業さん名 > あ行 > 企業名 > プロジェクト名

などで分類できます。

ただし検索を加えると階層が深くなるので、できるだけ浅い階層を目指した方が良いです。

担当デザイナー別に分類する場合

企業名や営業さん名の他に、大きく分類する方法としてデザイナーさんごとに分類する方法もあります。 

• デザイナー名 > 担当企業 > プロジェクト
• デザイナー名 > 検索 > 担当企業 > プロジェクト名 

といった分類方法になります。

フォルダ分類の例

さて、ここまでいくつかフォルダの分類方法について、述べてきました。

最後にいくつか例をご紹介いたします。

分類法を組み合わせて、使いやすいオリジナルルールを目指して、いろいろテストしてみてください。

ただ注意点として、組み合わせを作る際も、出来るだけ2-4階層に収まるよう、分類するのがオススメです。

1. 営業名 > 担当企業名

デザイナーさんとお客さんの間に営業さんが入るケースで、担当営業さんの名前から分類する方法です。

2. 企業名 > 営業所名 > 年月日

お客さんの中で、さらに営業所が細分化されているケースを想定しています。

企業名が多くなりすぎる場合、一つ上の階層に【あかさたな順】ファイルを作った方がいいケースもあります。

ここは使いやすい方法を選択してください。

3. チーム名 (デザイナー名) > 仕事ジャンル > 年月日

仕事を担当しているチーム、またはデザイナー名から分類する方法です。仕事もお客さんで分けず、仕事のジャンルで分類する方法のケースです。

4. 年月日 > 企業名 > プロジェクト名

第一階層に年月日をおいたケースです。

年単位で短期的に仕事が変わるケースに応用できます。

5. 検索 > お客さん名 > プロジェクト名 

お客さん名が多すぎてファイルが増えてしまう場合、「あかさたな」などの検索を上の階層に持ってくると検索性が上がります。

ただしその分クリック回数が増えるので、不要であれば無理して入れる必要はありません。

おまけ: ファイル名で避けた方が良い文字

パソコン上で不具合を起こさないよう、使用しない方が良い文字、または使用できない文字もあります。

• ¥: 円記号
• /: スラッシュ
• :: コロン
• *: アスタリスク
• ?: クエスチョンマーク
• “: ダブルクォテーション
• <>: 不等号
• |: バーティカルバー

これらの文字はファイル名として使えません。

また個人的に

• .: ピリオド
• : 半角スペース

も控えています。

「. (ピリオド)」は「.jpg」「.pdf」などの拡張子と混在しやすく、「 (半角スペース)」は入っているのか入っていないのかわかりにくいからです。

まとめ

ここまでデザイナーさん向けのフォルダ分類法について述べてきましたが、基本は

1. ファイル名の先頭は【番号】または【日付】
2. 階層を深くしない
3. ルールを自分・チームで統一する

というルールの徹底にあります。

ご自身で使いやすい形を探してみてください。

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