【デザフェス】搬入から搬出まで | 出展者の一日のスケジュール




デザフェスVol. 48を振り返って、自分のために、反省・次回への取り組みを備忘録として記録しておきたいと思います。

今回は3回目の出展ということで、だいぶスムーズに搬入〜搬出までこなせるうようになりました。

一方で新しい失敗や気づきもあったので、次回まで忘れないようにしておきたいです。

前日までの準備

ブースサイズと作品配置の確認

booth

事前にブースサイズを確認し、作品の配置を考えておきました。

鉛筆と紙だけのラフ画では、全体のイメージがつかなかったため、プラ板で簡易的な模型を作りました。かなり詳細にブース全体をイメージできるようになります。

想定していた形でMブースに作品を置くと、割と余白がないことに気づきます。

当日はうまく調整しないといけないな…と感じました。

売り場づくりのイメージ

booth

レンタルする机のサイズはあらかじめ決まっているので、「どのように商品を配置しようか?」を事前に決めておきました

これを考えておくだけで、当日の設営がとてもスムーズになります。

面倒に思える作業ですが、当日は時間も無く、何より限られたスペース内で作業すると、思った以上に作業が進みません。あらかじめイメージしておいて、とても良かったと思います。

当日の設営スケジュールの確認

デザフェス3回目にして、ようやく理想の搬入ができました。事前に準備しておいた「設営計画書」のおかげです。

設営計画書

1. 壁の設営

壁の設営に必要なものをダンボールから取り出す。

  • 壁にかける作品
  • キャプションボード
  • 看板
  • Photo OKボード
  • 触らないでください ボード
  • 洋灯吊 (作品をかけるフック)
  • マスキングテープ (位置確認の印に)
  • メジャー
  • 電動ドリル
  • ハサミ
  • 養生テープ
  • 両面テープ
  • レジャーシート (地面に直接作品を置かないように)
  • 雑巾・アルコールスプレー・メガネ拭き (掃除用)

これ以外の設営に必要ないものは、一旦ダンボールにしまってスペースを確保する。

2. 作品・キャプション・看板の設置

床に作品を並べ、幅を確認する。確認後、作品を設置。キャプションと看板も設置する。

必要な道具は

  • 電動ドリル
  • 洋灯吊
  • 両面テープ
  • マスキングテープ
  • メジャー
  • ヒモ

3. 電気設備の導線確保

電源タップの導線を確保する。ブースの隅に、邪魔にならないよう配線コードを養生テープで固定。

必要な道具は

  • 養生テープ

4. 机の設営

机の設営に必要な道具を取り出し、作品の外箱と工具をダンボールに回収する。

必要な道具は

  • トランクケース (ディスプレイ用)
  • ディッシュスタンド
  • ポストカードスタンド
  • 養生テープ
  • 値札
  • S字フック
  • テーブルクロス (レンタル品)
  • 画鋲
  • ハサミ
  • クリップ (テーブルクロスをつまむ)

スペースを確保しつつ、スムーズな作業を心がける。

以上を確認し、必要なものから取り出せるように梱包したことで、作業が驚くほどスムーズにいきました。

先読みとイメージ。大切です。

当日持ち込み荷物の確認

booth

上の設営計画書どおり、必要な道具から取り出せるようにセットで保管します。

booth

100円ショップのポーチが使いやすく、個人的にオススメできます。

こういった事前準備が、当日の作業スピードにすごい関わってきます。重要です。

1日目

実際に当日の動きを振り返っていきます。

東京ビッグサイト到着 6:30

tokyo_bigsight

搬入開始の6:30に、デザフェス会場に着きました。残念ながら、この日はあいにくの曇りです。

入り口には、すでに販売に並ぶ列ができています。すごいなと思います…。

預けていた荷物の受け取り 6:45

会場に着いたら、まずは佐川急便様から預けていた荷物を受け取ります。

transport

しっかり梱包していたはずなのに、荷物の重さでヒモがユルユルになっていました…次回はさらに厳重に梱包しておこうと思います。

[関連記事]>>>【展示会 / デザフェス】作品の搬入・搬出の方法について

ブースに運ぶまでは、佐川急便様の台車をお借りできます。

荷物の引き取りには、あらかじめ頂いた伝票が必要です。僕はすっかり忘れていて、名前を照合してもらいました…申し訳ないです。

さて、あまり幸先のいいスタートとは言えませんが、頑張っていきたいと思います。

【設営】壁づくり 7:00〜9:00

1. 作品の荷物の取り出し

transport

あらかじめ取り出す順番を考えて梱包していたので、作業しやすいように入っています。

2. 作品の位置決め

booth booth

床に作品を並べ、間隔を揃えます。外箱なので、気にせず床に直置きしていますが、直置きが気になる方は、下にレジャーシートなどをひくと良いでしょう。

3. 作品の設置

作品の配置が決まったら、壁に設置します。

booth

マスキングテープで作品の位置を決め (これを業界用語で”バミる”と言います)、フックを差し込むための穴を空けていきます。

booth

デザフェスの壁は、横から見ると約3 cmあります。でも材質はベニヤ板なので、簡単に穴を空けられます。

電動ドリルではなく、キリでも簡単に貫通できると思います。

booth

壁掛けフック (洋灯吊) を設置。重い作品は2個のフックを使い、力を分散させます。

booth

作品を扱うときは、指紋でフレームを汚さないよう手袋をしています。細かい点ですが、こういったこだわりは大切にしています。

booth

フレームが汚れないように、床への直置きは避けました。広めのレジャーシートがあれば便利かもしれません。

4. ライトの向き調整

スポットライトはレンタル品です。

booth

今回初めて電源設備をお借りしましたが、スポットライトの位置って変えられないんですね…。

わざわざ位置を変えられるようにドライバーを持参したのに、無駄になりました…。

booth

作品を一通り並べた図。傾きや幅の調整は、設営の最後に行います。

ちなみに、洋灯吊 (作品をかけているフック) は高さを調整できないので、高さ調節はけっこう厄介です

こういった美術館などで使われるワイヤーがあれば、便利そうだなと思います。次回は購入を検討します。

5. 看板の設置

ブースの目印となるブースナンバーと、[Yayoi Kuronuma] のロゴを設置していきます。

booth

ブースに平行になるよう、ヒモで目印を作り、両面テープで貼っていきます。

booth

今回、ロゴは使い捨てでいいやと思い、両面テープで固定しました。でも、看板を作った時間・手間・設営の面倒さ (1個ずつ手作業で貼り付け) を考えると、全く割に合いません。

次回は繰り返し使える看板を考えようと思います…。

booth

でも雰囲気はとても好きです。

6. 作品の微調整・キャプションの設置

booth

作品の傾きを微調整していきます。

booth

最後に作品の位置を調整し、作品の下にキャプションを貼り付けて壁は完成です。

キャプションの作り方は下記を参考にして下さい。

[関連記事]>>>

booth

「ブース写真を撮って良いかは出展者に許可をとってから」というルールがあります。

毎回聞かれるので、今回はあらかじめ [Photo OK] のボードを出しました。

booth

ただし、作品に触れることはご遠慮いただきました。

booth

こんな感じで壁は完成しました。

【設営】電源設備の導線確保

デザフェスの電源設備を初めてお借りしました。

booth

念の為増設用タップを持っていきましたが、2口あったので使いませんでした。

booth

養生テープで端の方からコードを設置し、導線を作っています。

booth

売り場の方へ導線ができました。

【設営】売り場づくり 9:00〜10:30

壁が一通り出来上がったところで、売り場を作っていきます。

ここでもう一度、設営計画書を確認してみます。

設営計画書

4. 机の設営

机の設営に必要な道具を取り出し、作品の外箱と工具をダンボールに回収する。

必要な道具は

  • トランクケース (ディスプレイ用)
  • ディッシュスタンド
  • ポストカードスタンド
  • 養生テープ
  • 値札
  • S字フック
  • テーブルクロス (レンタル品)
  • 画鋲
  • ハサミ
  • クリップ (テーブルクロスをつまむ)

スペースを確保しつつ、スムーズな作業を心がける。

壁の設営に使った道具を、ダンボールへ戻す

transport

売り場を作るスペースを確保するため、電動ドリルや作品の外箱など、使わないものをダンボールに戻します。

booth

このとき、1日目と2日目の間にグッズを隠す布を、取り出しやすいようにしまうとあとで楽です

booth

イメージ、こんな感じで撤収します。

ダンボールを隠し、テーブルクロスで目隠し

搬入に使ったダンボールをどこに隠すか、あらかじめサイズを考えておきましょう (自戒)。

booth

想像以上にダンボールのサイズが大きくて、なかなか机に隠れずに苦労しました。

booth

最終的には、机に斜めに押し込んで収納しています。

テーブルクロスの設置

booth

ダンボールを隠すため、そして黒に統一して世界観に一体感が出るよう、机の上にテーブルクロスを敷きます。

booth

クロスが動いたり、開いたりしないように、養生テープとクリップでクロスの形を整えます。

ポストカードスタンドの設置

booth

グッズを販売する什器 (展示するための器具) を机の上に設置していきます。

booth

手作りの折りたたみポストカードスタンドです。

booth booth booth

ポストカードスタンドの底の台への固定と、ウォールバーの設置には、無印良品さんの針が細い画鋲が良い感じです。

[リンク]>>> 無印良品 | 針が細い画鋲 12個

ポストカードスタンドの作り方はこちらから。

[関連記事]>>>

booth

グッズを配置します。

booth

空いたスペースにトランクを使って、装飾を施していきます。このトランクは、18〜19世紀のヨーロッパをイメージしたアンティーク品です。

booth

これで売り場も完成しました。

なお、さらに詳しい売り場の作り方は、下記リンク先でご紹介しています。

[関連記事]>>>

デザフェス開始 11:00〜19:00

11:00〜12:00は割と暇

さぁ、いよいよデザフェス開場です! 2日間、楽しみましょう。

ただ11時開場ですが、この時間にくるお客さんは、最初にお目当のブースに直行します

そのため、僕のようにマイナーなアーティストは比較的暇になります。

12:00〜16:00がピーク

12時を過ぎたぐらいから、目的を果たしたお客さんが各ブースを回り始めます。

体感ですが、どのブースもだいたい12時から16時ぐらいまで、一定ペースで人の波が続きます。

この時間が一番忙しくなるので、自分のブースにいられるようにすると良いと思います。

17:00頃から人は減り始める

だいたい夕方頃から人足が引き始め、徐々に来場者が減り始めます。

それでも立ち寄ってくれる方はいたので、最後まで楽しく過ごせました。

早いブースは18:00に閉店準備

19時に一斉に閉場すると帰りの人で混み合うので、それを避けたい人は18時ごろから撤収を始める

帰る準備 19:00〜19:30

19:00に場内アナウンスで閉場のお知らせが流れたら、一日目は終了です。

最終撤収21時までに片付けを終わらせて、帰らなければなりません。

booth

2日目も出る人は、ブースに布などをかけてそのまま帰る方が多いです。

僕も貴重品以外は全て布の中に収納して帰りました。

2日目

設営開始 9:00

2日目の準備は布を回収するだけなので、ほとんどやることがありません。

1日目と比べると、だいぶ時間に余裕を持って会場に向かうことができます。

デザフェス終了 19:00

デザフェス2日目も、1日目とほどんど同じ混み具合でした。

閉場時間は19時で、閉場と同時に各自ブースの撤収作業に移ります。

荷物の搬出手続き

搬出を佐川急便様にお願いする場合、事前にネット申し込みをしておく必要があります。忘れずに行いましょう。

受付では、メールで届いたQRコードを読み取って受付になります。

搬出ブースに持って行くまで

transport

佐川急便様の受付所で、台車を借りることができます。ただし順番の貸し出しなので、僕は20分ぐらい待ってようやくお借りできました。

帰りの時間が決まっている人は注意を

荷物受付もかなり長蛇の列になります。たぶん20〜30分待って、ようやく荷物を預けることができました。

当日帰りの列車や飛行機の時間がある方は、早め早めに撤収作業をしたほうが良いです

まとめ

以上、僕のデザインフェスタVol. 48のまとめ記事です。

自分のための備忘録のつもりが、気づけば5000字近く書いてしまいました。

今回の良かった点や反省点は、次に活かしていきたいです。

ここまで読んでくださいまして、ありがとうございました。



コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です