【デザフェス】申し込みから出展までの6ヶ月間の流れ




【追記】デザフェス Vol. 45, 46に出展したので、春秋両方のスケジュールを追加

日本最大のアートフェスティバル、デザイン・フェスタ。通称デザフェス。

「出してみたいなー」と思う作家さんも多いと思いますが、初めてだと手続きの流れやスケジュールを把握しにくいと思います。

そこで、私が参加したデザフェス Vol. 45 (5月)、Vol. 46 (11月) の出展までの流れを簡単に解説します。

内容は主に「デザフェスに出してみたい! けど初心者だし、出展経験者も周りにいないので不安」という初心者向けの内容になっています。

[目次]

デザフェスに向けて必要な作業の流れ

デザフェス 春のスケジュール (Vol. 45のもの)

※ 出展までの流れは年によって変動する可能性があります。

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デザフェス 秋のスケジュール (※ Vol. 46のもの)

※ 出展までの流れは年によって変動する可能性があります。

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色分けは、告知のタイミング (出展者向けメール案内) が同じだったもので分類しています。

大まかな流れは春も秋も変わりませんでした。約6ヶ月前から応募し、入金後、順を追って申請に必要な内容がメールで送られてきます。

初めての出展だと、メールで案内があるまで「次に何をすれば良いの?」と不安になってしまうかもしれません。おおよそ上の図の順にメールで案内が届きますので、チェックしておきましょう。

順次届くメール案内はよく読みましょう。中にはメール受信後から締め切りが近いものもあるので注意。

1. 申し込み〜当落発表 (6ヶ月前)

一年に二回 (5月、11月) に開催されるデザフェスは、開催6ヶ月前から申し込みが始まります。Vol. 45 (春) では6ヶ月前の12月上旬に受付、Vol. 46 (秋) では5ヶ月前の6月下旬に受付がありました。

毎回出展希望者の数がすごいことになるので抽選が開催されます。当落は早いもの順ではなく、くじ引きの運勝負

当落発表の結果でハンドメイド界隈はTwitterでお祭りになります。落選しても、この後にキャンセル待ちが控えているので、そこで2回目のチャンスがあります。

2. 入金 (4〜5.5ヶ月前)

春のデザフェスでは5ヶ月半前、秋のデザフェスでは4ヶ月前に入金の案内がきます。

当選した方に対して抽選時に選んだブース、日程に応じた金額の支払いが命じられます。ここで入金すれば、出展が確定。

3. 火気消防申請 (3〜4ヶ月前)

キャンドル、車、バイク、またはディスプレイの高さが4 m以上など、火災に関連しそうなものの出展には、申請書の提出を求められます。ガスコンロ、ハンダゴテ、アイロン、可燃性ガスなど、熱源を持つものは申請が必要です。

ここ最近のイベントで火災事故の例もあった通り、近年イベント火災のチェックは厳しくなっています。白熱電球の仕様も禁止になりました (高熱になり、火災の原因になるため)。自分の出展物が該当しないかどうか、きちんとチェックしておきましょう

私は特に関係しませんでした。

4. 出展名・住所 修正 (3〜4ヶ月前)

パンフレットに載る出展名の誤字脱字のチェック・修正など。

登録住所変更の手続きもこの時期に締め切られます。出展者パスや書類が郵送されてきます。

5. 出展者紹介 (1〜4ヶ月前)

デザフェスの公式ホームページに出展者情報を掲載して頂くための手続き申請期間です。

「デザフェスのページで見て、ブースに来ました!」という方も多かったので、PRしたい場合は積極的に活用しましょう。

6. Twitterキャンペーン (4ヶ月前)

デザフェスのTwitterで作家紹介をしてくれる企画への申請期間です (作家紹介は抽選)。

自分は申し込み忘れてしまったのですが、ハンドメイド界隈でのTwitterの情報拡散力はすごいものがあるので、PRのために積極的な活用をオススメします。

(※ Vol. 46では実施されませんでした)

7. 追加オプション申し込み (2ヶ月前、3ヶ月前)

計2回、追加オプションの申請期間が設けられています。

追加オプションとは、

  • 出展者パス (2枚までは付属。オフィスでの購入も可能)
  • 駐車券 (車搬入する方向け?)
  • 電源設備 (電気を使う方向け)

の3つです。

私はどれも注文しませんでしたが、今後使う可能性があるものとしては電源設備 (作品ディスプレイライト用とか) でしょうか。

(※ Vol. 46では追加オプションの案内は1回のみ)

8. レンタル備品受付 (1〜2ヶ月前)

デザフェスの申し込み時に貸してもらえるのは場所のみなので、作品を売るのであれば机や壁、イスなど必要なものをレンタルする必要があります。

自分の所有物を持ち込んでも良いのですが、設置、搬入の手間を考えて私は全部レンタルしました。

またデザフェス会場の東京ビッグザイトの意向で防炎設備に関する取り決めが厳しめ (机からはみ出る布は防炎でないといけない、など)。防災製品もレンタル可能。

ネット / Fax申し込みが基本ですが、当日受付もあります。ただし、小さい机など数に限りのある備品もあります。早めにブースレイアウトを決めて、備品のレンタルした方が無難だと思います。

Sブースだとどういった備品を借りれば良いかなど、レイアウトに関するアイデアもまとめてみました。

[関連記事]>>>【デザフェス】Sブースのレイアウト案

9. 出展者向け案内 郵送 (1ヶ月前)

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  • ブースNo.
  • 注意事項
  • 会場図面
  • レンタル備品申込書
  • 防災製品申込書
  • 開催フライヤー
  • 出展者パス (2名分)
  • 追加オプション申込書
  • 出展者パスケース (首からパスをかけるもの)

が、登録住所まで送られてきます。

(Vol. 46では出展者パスがネックレス→ブレスレットに変更)

10. パフォーマンス申請 (1〜2ヶ月前)

ブース内で演奏・パフォーマンスをする場合は期間内に申請が必要となります。

11. 早朝搬入申し込み (1ヶ月前)

規定の搬入時間は7時〜11時 (11時開場) ですが、その間に搬入・準備が間に合わない方は早朝搬入 (3時〜5時) を申請できます (※ 土曜日のみ)。

当日受付はできないので、早朝搬入希望の方は忘れずに申請書を出しましょう。

12. Twitter RT祭り

デザフェスの規定日時 (ブースごとに1日ずつ、例えばAブースの人は○月○日のみ告知可能みたいな) に「#デザフェス」のハッシュタグをつけてツイートすると、デザフェス公式アカウントがRTしてくれます。

デザフェスに行こうとする人が、面白そうなブースをメモして来ることもあります。私の場合も「Twitter見て来ました!」と方が結構多かったです

重要なPR機会なので、積極的に活用しましょう。

(自分は日程を間違えてツイートしたことがあります。こういう恥ずかしいミスをしないよう、告知できる日にちを間違えないように!)

個人の作業

1. 作品・グッズの制作 (前日〜5.5ヶ月前)

デザフェスへの出展が確定した時点で、作品の制作に取り組みました。

1ヶ月前まではブースのレイアウトなんかは頭に入れておらず、とにかく作品数の量産に力を入れました。

2. ブースレイアウト考案 (1ヶ月前)

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レンタル備品の案内が出てから、具体的に何を借りて (机? 壁?)、どんなグッズを置くかを検討し始めました。

また、1ヶ月前には作品の制作ペースを落として、レイアウト考案に力を入れました (制作:レイアウト=4:6ぐらい)。場所も限られているので、どんなグッズを用意して置けるかが具体的にイメージされてきます。

実際に採用したブースレイアウトのお話はこちら。

[関連記事]>>>【デザフェス】弥生のブースレイアウトとポイント

3. 業者様への発注 (1ヶ月前)

どんなグッズをどれぐらいのスペースに押し込むかを具体的に計算できたら、早めに業者様に発注します。というのも印刷物の場合、発注してから物が手元に届くまで2週間 (輸送期間を考慮すると2.5週間) は考えておいた方が良いです

私の場合は印刷グッズ多数なので、発注が必要なものは余裕をもって1ヶ月前に全て発注を済ませました。

以上、今回のデザフェスの全体スケジュールです。

基本は運営の方から詳しい案内があるので、読み過ごさずにきちんと指示に従えば出展自体は難しくないという印象。初心者・未経験者でも楽しくできました。

多くの人に作品をみてもらえる良い機会になると思います。ぜひぜひ挑戦してみてください。

 

では、そんな感じで!









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