【書類整理】ファイルの必要性の判断基準を「時間軸」にしてみよう




以前、「ファイルを使った一括管理」という記事を書きました。

【書類整理】ファイルを使った一括管理法 | もう書類は無くさない

もちろん、この方法も万能ではなくて、今も改良を重ねている途中です。今回はファイルの整理方法とは別の「時間軸」を基準にした書類の整理法をご紹介致します。

 

押し出しファイリング法

ことの発端は、こちらの本を読んだことに始まります。

著者の野口悠紀雄さんは自他ともに認める「整理マニア」で、整理関係の本を多数読まれて自分なりの「押し出しファイリング法」という方法を考案し、一時期話題になった整理法だそうです。主なルールは次の5つ。

押し出しファイリング法

  1. 書類や資料は内容で分類せず、時間順に並べる
  2. ひとまとまりになるものを封筒に入れ、本棚の左側から並べる
  3. 使用したものは右から左に戻す
  4. たまに使う大事な「神様ファイル」は、色を付けてから右側へ配置
  5. 書類は必ず1箇所にまとめる

詳しい内容は本を読んで頂ければいいのですが、要約すると「分類するな。使ったもの (使用度の新しい情報) の順番に並べろ」という方法です。

2. の項目は現在行っている書類をクリアファイルで細かくする方法に似ていますね。また、保存場所に関して、人の記憶はあてにならないことから5. の項目も僕が推奨している方法と同じです。

さて、現在自分は未分類の書類は一時的に一箇所に集め、数ヶ月に一回、一気に整理しています。これからは従来の整理法に加え、「押し出しファイリング法」の最大の特徴である「時間軸整理」を組み合わせてみたいと思います。

 

現代の情報は「流れ」

この本の初版が1993年なので、ちょうどWindows 95などのパソコンが一般家庭に普及してきた時代に当たります。野口さんがこの方法を実践される前の時代は、会議の資料などにしてもコピー機が無かったので、情報は発信側 (会議資料を作る側) で精査しているため、第3者の手である程度は重要度フィルターのかかった大事な情報が流れてくるので、ストックだけしていれば良かったそうです (情報ストック時代)。

一方、現代ではコピー機、Fax、メール、クラウドサービスなどが一般的になり、情報量は膨大となり、重要度の選別などは、受けとる側の責任に移りました。よって、基本的に情報は流れていくもの、必要なものを自分で選択し、ストックすることが必要となっています (情報フロー時代)。

こういった時代背景を踏まえ、「いらない情報を破棄する重要性」が注目されており、いる、いらないを機械的に判断する基準が「最近使ったかどうか」という時間軸にし、使ったものから左側に置いていくことで、必然的に重要なものが左にくるという仕組みになっています。

 

長期保存が必要なファイルは定位置に

一方で使用頻度は少ないけれども、長期間の保存が必要な説明書や重要書類などは、右側に固定することを推奨しています (本文中でいう「神様ファイル」)。この「神様ファイル」の保存などには、以前ご紹介した分類方法が十分効果を発揮できるのではないかと思います。

細かく書類を分類する方法を著者は「図書館方式」と読んでおり、この方法のメリットは「誰でもわかりやすい」ということです。主に共有情報などは図書館方式で分類することは望ましいのでしょうが、個人で必要な情報を整理するには時間がかかるので「何も考えずにただ左から置いていく」というのは簡単で続けやすと思います。

 

情報整理に時間をかけるのはもったいない

情報が溢れる現代社会では、すべての情報を綺麗に整理しようとするのは時間も労力もかかります。ある程度大雑把に分類した方がストレスがかからないでしょう。だいたい1年、長くても2年でほとんどの情報は必要なくなります

情報は新しい順にして、本当に必要なものだけ分類してとっておくというのはいい方法かもしれません。

実践していて、良かったら改めてご報告させて頂きたいと思います。

では、そんな感じで!









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