【書類整理】ファイルを使った一括管理法 | もう書類は無くさない




日々、生活していく中でどんどん溜まっていく書類の数々…特に僕が大学院時代には読もうと思う論文が次々溜まっていき、書類だけですごい量に

今回は、書類にまみれていた僕がたどり着いたオススメの書類管理法をご紹介。

[目次]

書類は一括管理が基本

ここでいう一括化とは、明細・領収書・説明書など生活に必要な書類をすべてまとめて、同じ場所に整理→管理→保管することです。

この方法は、下記のブログ記事を参考にしました。

ameblo.jp

非常に画期的で、シンプルなルールに則っているので簡単に実践できます。

f:id:yayoi0004:20170324195521j:plain

僕の従来の管理法は「整理・保管がバラバラ」。これだと「説明書は本棚、○○明細は引き出し、△△明細はお菓子の箱…あれ、××に関する書類はどこだっけ?」となってしまいます。

これに対し、新しく導入した管理法「整理・保管 一括化」は「説明書も明細もファイルの棚に置いてある」とわかるので、探す手間が省けます。逆にいえば、ここに無ければ処分したということも明確になります。

 

実践編

書類を一箇所に集める

f:id:yayoi0004:20170326192801j:plain

まずは家中にある書類を一箇所にかき集めます。

棚、机の引き出し…クリアファイルに保存しているものまで、この機会に一回出して再整理してみましょう

「いる or 一時的にいる or いらない」を分類

必要なもの、不必要なものを分類していきます。

僕は1年間使っていなければ、基本的に捨てます。が、中には給与明細、年金記録など数年にわたり保管した方が良いものもあるので、きちんとした見極めが必要です。

保存しておいた方が良い書類の分類に関しては、こちらの記事が参考になります。

liginc.co.jp

一項目ずつクリアファイルに保存

f:id:yayoi0004:20170326192823j:plain

100円ショップなどで購入出来る透明のクリアファイルを贅沢に使って、細かく分類していきます。写真は印刷会社パンフレット、プリンター、一眼レフをそれぞれクリアファイルに保存している様子。

オススメは透明のファイルを使うこと。柄ものだと、一目で何を保存しているかがわかりにくくなります。僕はすべて透明ファイルで統一しています。

f:id:yayoi0004:20170326192910j:plain

プリンターのファイルには、「説明書・保証書・付属CD」がまとまっています。付属CDもクリアファイルに一緒に保存しておくと、必要なとき見つけやすくなります。

CDが裸の場合は、自分で不織布タイプのケースに入れて保管しています。

クリアファイルを項目別に分類

クリアファイルが溜まったら、項目別に分類していきます。

僕の実践している具体的な分類法はこちら。

f:id:yayoi0004:20170326192929j:plain

右が小さい分類、真ん中が大きな分類で、クリアファイルは小さい分類にあたります。これをさらに大きな分類にしていきます。

 

項目別で個別フォルダに保存

f:id:yayoi0004:20170326192945j:plain

先ほどまとめたクリアファイルを個別フォルダにまとめます。ある程度大きな区分でまとめた方が検索性能が上がります。

f:id:yayoi0004:20170326192953j:plain

個別フォルダとはインデックス (索引) だけついた見開きタイプのフォルダで、クリアファイルを分類するのに便利です

コクヨ社の個別フォルダは、プラスチック製で頑丈、広さ (幅) も余裕があり、シンプルなデザインで使いやすくオススメです。

f:id:yayoi0004:20170326193025j:plain

索引部分に項目名をラベリングすると、さらに検索しやすくなります。

個別ファイルをファイルボックスに保存

f:id:yayoi0004:20170326193042j:plain

最後に個別ファイルをA4サイズのファイルボックスに保存します。

無印良品のA4ファイルボックスがコクヨ社の個別フォルダと同系色で、統一感がでます個別フォルダが入ればどんなファイルでも大丈夫です。お好みでお選びください。

www.muji.net

f:id:yayoi0004:20170326193112j:plain

ファイルボックスに入れたところ。ぴったりサイズです。

 

一括管理法のメリット

検索しやすい

f:id:yayoi0004:20170326193220j:plain

書類が必要になったら、このボックスの中からすぐに選び出せます。

 

ファイルの差し入れがしやすい

索引の向きが一緒なので、順番等を入れ替えても気になりません。項目もすぐに増やせ、好みに合わせてカスタマイズできます。

 

一括管理法のデメリット

個別フォルダから漏れやすい

f:id:yayoi0004:20170326193849j:plain

個別フォルダは挟みこむタイプのファイルなので、傾けるとファイルがばらけやすいとい欠点があります。

 

ファイル数が少ないと、開きやすい

f:id:yayoi0004:20170326193950j:plain

ファイル数が少ないと、ボックス内で個別フォルダが開きやすくなります。ある程度のファイル数がないとボックス内で立たないので、注意が必要です。

 

横置きだと、本棚からはみ出る

f:id:yayoi0004:20170326195112j:plain

奥行きのある棚でないと、ファイルボックスが少しはみ出します。僕は気にしていないので、そのまま保管していますが、定期的に掃除しないと、埃がたまりそうですが…。

 

自分に合わせてカスタマイズ

今回は一人暮らしを想定したファイル分類法ですが、家族の場合は「共有ファイルボックス」「個人用ファイルボックス」を用意するなど、臨機応変に対応可能です。

ただあまり書類をバラバラに保管しないというのが大規則の整理法なので、共有保存できるものは共有の棚にしまうのがオススメです。

また、ファイルの一括化といっても部外秘の書類もあると思うので (最近だとマイナンバーとか)、そういった書類は金庫などに厳重に保管した方が良いでしょう

 

一括管理に費やした費用

今回ファイルの一括管理にかかった費用の内訳です。もともと所持していたクリアファイル、ラベルライターは費用に含んでおりません。

・クリアファイル ¥108 × 3 = ¥324

・個別フォルダ 5枚入り ¥506 × 2 = ¥1012

・フォルダボックス ¥630 × 2 = ¥1260

合計 ¥2596

少し費用はかかりましたが、家中の書類を整頓できてスッキリしました。これで書類を探すのに手間取られることはなくなりそうです。

では、そんな感じで!









コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です