【書類整理】ファイルを使った一括管理法 | もう書類は無くさない




【2018年8月3日 更新】

書類は一括管理が基本

書類の整理法に関する記事はたくさんありますが、書類は一括管理がもっともシンプルでわかりやすいという結論に達しました。

一括化とは、明細・領収書・説明書など生活に必要な書類をすべて一ヶ所で整理 → 管理 → 保管することです。

この方法は、下記のブログを参考にしています。

ameblo.jp

非常に画期的で、シンプルなルールで簡単に実践できます。

左は書類の整理・保管にルールがなく、書類が迷子になっている状態です

右は一括化というルールがあり、「説明書も明細もファイルの棚に置いてある」とわかるので、探す手間が省けます。

逆にいえば、ここに無ければ処分したことも明確になります

実践編

1. 全ての書類を一ヶ所に集める

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まずは家中にある書類を一ヶ所に集めます。

棚、机の引き出し…クリアファイルに保存しているものまで、この機会に一回出して再整理しましょう

2.「いる or 一時的にいる or いらない」を分類

必要なもの、不必要なものを分類していきます。

僕は1年間使っていなければ、基本的に捨てます。が、中には給与明細や年金記録など、数年間にわたり保管した方が良いものもあるので、見極めが必要です。

保存しておいた方が良い書類の分類に関しては、こちらの記事が参考になります。

liginc.co.jp

3. クリアファイルに最小単位で分類

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100円ショップで購入出来る透明のクリアファイルを贅沢に使って、細かく分類していきます

写真は印刷会社パンフレット、プリンター、一眼レフをそれぞれクリアファイルに保存している様子です。

オススメは透明のファイルを使うこと。柄が入っていると、何を保存しているかわかりにくくなります。僕はすべて透明ファイルで統一しています。

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プリンターのファイルには、「説明書・保証書・付属CD」がまとまっています。

付属CDもクリアファイルで一緒に保存しておくと、必要なとき探し出しやすくなります。

CDが裸の場合、不織布タイプのケースに入れて保管しています。

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4. クリアファイルを項目別に分類

クリアファイルにファイルをしまい終えたら、項目別に分類していきます。

僕の実践している具体的な分類法はこちら。

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一番右は小分類、で、クリアファイルで保存している単位です

次に個別フォルダと呼ばれるものを使い、中分類にしていきます

5. 項目別で個別フォルダに保存

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先ほどまとめたクリアファイルを個別フォルダにまとめます

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個別フォルダとはインデックス (索引) がついた見開きタイプのフォルダで、クリアファイルを分類するのに便利です

コクヨ社の個別フォルダは、プラスチック製で頑丈、広さ (幅) も余裕があり、シンプルなデザインで使いやすくオススメです。

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索引部分に項目名をラベリングすると、さらに検索しやすくなります。

綺麗に整理したい場合、テプラは必需品です。僕が使用しているものはオートカッター付きのモデルです。

6. 個別ファイルをボックスに収納

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最後に個別ファイルをA4サイズのファイルボックスに収納します。

無印良品のA4ファイルボックスがコクヨ社の個別フォルダと同系色で、統一感がでます

>>>無印良品 | ポリプロピレンファイルボックス

個別フォルダが入ればどんなファイルでも大丈夫です。お好みでお選びください。

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ファイルボックスに入れたところ。ぴったりサイズです。

一括管理法のメリット

検索しやすい

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書類が必要になったら、このボックスの中からすぐに選び出せます。

ファイルの差し入れがしやすい

索引の向きが一緒なので、順番等を入れ替えても気になりません。項目もすぐに増やせ、好みに合わせてカスタマイズできます。

一括管理法のデメリット

個別フォルダから漏れやすい

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個別フォルダは挟みこむタイプなので、傾けるとファイルがばらけやすいという欠点があります。

ファイル数が少ないと、ボックス内で開く

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ファイル数が少ないと、ボックス内で個別フォルダが開いてしまいます。

ある程度のファイル数がないとボックス内で立たないので、注意が必要です。

横置きだと、本棚からはみ出る

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奥行きのある棚でないと、ファイルボックスが少しはみ出します。

僕は気にしていないのですが、定期的に掃除しないと埃がたまりそうです…。

自分に合わせてカスタマイズ

今回は一人暮らしを想定したファイル分類法ですが、家族の場合は「共有ファイルボックス」「個人用ファイルボックス」を用意するなど、臨機応変に対応可能です。

ただ書類をバラバラに保管しないというのが大原則なので、共有保存できるものは一ヶ所にまとめることがオススメです。

また、ファイルの一括化といっても部外秘の書類もあると思うので (最近だとマイナンバーとか)、そういった書類は金庫などに厳重保管を推奨します

一括管理に費やした費用

今回ファイルの一括管理にかかった費用の内訳です。もともと所持していたクリアファイル、ラベルライターは費用に含んでおりません。

  • クリアファイル ¥108 × 3 = ¥324
  • 個別フォルダ 5枚入り ¥506 × 2 = ¥1012
  • フォルダボックス ¥630 × 2 = ¥1260

⇒ 合計 ¥2596

少し費用はかかりましたが、家中の書類を整頓できてスッキリしました。

これで書類を探すのに手間取られることはなくなりそうです。

追記

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時間軸での整理

最近は下記の「書類を時間軸で整理する」という方法と併用しています。

>>>【書類整理】ファイルの必要性の判断基準を「時間軸」にしてみよう

書類ボックス内で「取り出した個別ファイルは、一番手前に置く」というルールを実践しています

みなさんもご自分にあった使い方を探してみてください。



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