ふと気付くとついつい増えてしまうパソコン上のファイル…。皆様はどのようにファイルを整理、管理していますでしょうか？
私は大学で理系の研究室に所属しており、日々生まれる「データ」という敵と、整理という名の格闘を繰り返してきました。理系の方はご理解いただけるかと思いますが、実験データというのは放っておくとすぐに膨大な数に膨れ上がり、あっという間にパソコンのデスクトップを埋め尽くしてしまいます。そこで、いかに効率よくファイルを管理できるかということを3年間に渡り研究してきた私が提唱する、ファイルの分類法をご紹介致します。
目次
ファイルは３階層、4クリックで辿り着く配置に
階層とは？
私が提唱するファイル管理法は「弥生式3階層法」と命名しました。
階層とは層が積み重なって全体を構成している状態です。例えば、パソコン上のファイルでいうと下のような構造が「3階層構造」になります。
このように3階層構造にしておくと、ちょうど「4回クリック」で目的の書類に到達します。
なぜ4回クリック、3階層構造にこだわるか？
「弥生式3階層法」は目安として4回クリックで到達できるようにこだわった配置にしています。その理由は私にとって「4回クリック」が最もストレスなく書類を探せる構造だったからです。もちろん人によってはお好みで3階層、5階層と好きなように配置して頂いてかまいません。
ただクリック回数は増えれば増えるほど、作業が煩わしくなります。そのためクリック回数をできるだけ減らした方が作業効率がよくなりますが、階層を浅く設定しすぎると、1stあるいは2ndフォルダの数が多くなってしまい、結果的に探しにくくなります。よって、使ってみて一番使い勝手がよかったものが「4回クリック」でした。
またフォルダを整理する際に「3階層に収める」という自分なりのルールがあると、フォルダの分類法 (=自分ルール) が決まりやすくなります。「書類に辿り着くまで何回クリックする必要があるか？」から逆算することによって、1st、2ndフォルダの項目が選択しやすくなるのです。
以上の3つの理由から、3階層構造をおススメしています。
弥生のフォルダ
解説だけではイメージしづらいと思いますので、実際に私の「切り絵」という1stフォルダの構造をお見せ致します。
2ndフォルダに「作品」「グッズデータ」「展示会」…と並び、3rdフォルダに「作品」「下絵」「素材」と並んでいます。ここには4thフォルダとして年賀状のデータなどがありますが、1年に1回しか使わない使用頻度の低いデータとして隔離しているものです。
フォルダタイトルへのこだわり
見て頂ければわかるように、各フォルダの前には「001」や「161018」といった3または6桁の数字が並んでいます。これにも全て意味があります。
1st、2nd、3rdフォルダは使用頻度の高い順に番号付け
フォルダの前に数字をおくことで、昇順で並べることができます。使用頻度の高いものほど上に、低いものを下に配置することでより早く必要なデータを取り出すことができます。
最初につける数字は「01」のように2桁でもいいのですが、好みで3桁を採用しています。007 (ダブルオーセブン)も3桁ですからね…。3桁もあれば足りなくなることはないでしょう。
書類は日付を先頭につける
最終的な目的地 (=書類) は日付を先頭に付けています。例えば「2017年9月24日」なら「170924」と付けています。
「2017924」にしていない理由はファイル名が伸びるのが嫌だからです。
2099年より後のファイル名に関しては、生きていたら考えることにします。
さて書類だけ「001」のような通し番号ではなく日付を付けている理由ですが、書類は情報の鮮度が大事なものが多いからです。例えば「A報告書」というファイルがあったとして、ファイルのバックアップもかねて「別名で保存」した際に、その日の日付を情報として入れておきます。
2017年8月10日に作った「170810_A報告書」という書類を、1ヶ月後に書き直して「170910_A報告書」という名前で保存しておけば、どちらが新しい書類か (情報鮮度が良いか) というのが一目瞭然です。
切り絵の場合は「制作年月日」を日付として入れておけば、その作品がいつ完成したものなのかという情報を付け加えることもできます。このように、最下層だけは「日付」という情報をつけておくと便利なことが多いのです。
日々のメンテナンスが大事
いくら明確なルールができていても、使っているうちにごちゃごちゃになることがよくあります。そこで日々の作業効率の上昇、ストレスなく作業を進めていくために定期的なフォルダの整理が大切です。
できれば1ヶ月に1回ぐらいはフォルダを整理する余裕を持ちたいですね。仕事であれば、毎週月曜の朝の時間を書類整理に当てても良いと私は考えています。
私の場合は、だいたい月に1回程度データを外付HDDにバックアップとしてとるので、その際に合わせてフォルダの整理も行います。
デザイナーの佐藤可士和さんの整理術は、読んでいて実践したくなるものがたくさんです。
整理好きな作家として見習いたい発見がたくさんありました。
では、そんな感じで！
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