デザフェス Vol. 48 (2018年11月10日〜11月11日) に出展したので、今回のスケジュールを備忘録として記載しておきます。
Vol. 45、46のスケジュールは過去記事から参照できます。
デザフェスは出展回によって、スケジュールが変わります。
順次送られてくるデザフェス運営者様からメールを必ず読み、スケジュールを確認しましょう。
デザフェスに向けて必要な作業の流れ
デザフェス Vol. 48のスケジュール
色分けは、デザフェス運営者様からの告知のタイミング (出展者向けメール案内) が同じもので分類しています。
大まかな流れは毎年、春・秋で変わりません。
約6ヶ月前から【応募 → 入金 → 順に申請に必要な内容がメールで送られる】です。
初めての出展だと、メールで案内があるまで「次に何をすれば良いの？」と不安になってしまうかもしれません。
おおよそ上の順にメール案内が届きますので、チェックしておきましょう。
届くメール案内はよく読みましょう。
中にはメール受信後から締め切りまで近いことがあるので注意。
1. 申し込み〜当落発表 (6ヶ月前)
Vol. 48 (2018年11月10日、11日)のスケジュールは、5月下旬に申し込みを行い、当落発表は【6月25日】でした。
毎回出展希望者の数が多く、抽選になります。当落は早いもの順ではなく、くじ引きの運勝負。
落選しても、この後にキャンセル待ちが控えています。必ず当たるものではありませんが、そこで2回目のチャンスがあります。
2. 入金 (5ヶ月前)
Vol. 48 では【6月15日〜6月25日】が入金期限でした。
当選した方に対し、抽選時に選んだブース・日程に応じた金額の支払いの請求がきます。
ここで入金すれば、出展が確定します。忘れずお支払いをしましょう。
3. 火気消防申請 (3〜4ヶ月前)
Vol. 48では【7月27日～8月31日】が申請期間でした。
キャンドル、線香、クラッカー (火薬使用)、ハーバリウムの蝋など、火災に関連しそうなものの出展には、申請書の提出が必要となります。
ガスコンロ、ハンダゴテ、アイロン、可燃性ガスなど、熱源を持つものも申請対象です。
過去に別のイベントで火災事故があったため、近年イベント火災のチェックは厳しくなっています。
高熱になり、火災の原因になるため白熱電球は使用禁止です。LED電球のみ使用可能。
自分の出展物が該当しないかどうか、きちんとチェックしましょう。僕は特に関係しませんでした。
4. 出展名 誤字・脱字修正 / 住所変更 (3〜4ヶ月前)
【8月17日】が締め切りでした。
パンフレットに載る出展名の誤字脱字の修正、住所の変更期間です。
出展名はあくまで誤字・脱字の修正のみで、登録時と全く異なる出展名への変更はできません。注意が必要です。
登録住所変更の手続きも、この時期に締め切られます。出展者パスや書類が郵送されてくるので、引越しなど予定されている方は注意が必要です。
5. パフォーマンス申請 (3〜4ヶ月前)
Vol. 48では【7月27日～8月9日 19時】が申請期間でした。
ブース内で演奏やパフォーマンスをする場合、申請が必要となります。マイク・アンプ・ドラムセットは使用できません。
6. 追加オプション申し込み (2ヶ月前、1ヶ月前)
計2回、追加オプションの申請期間が設けられています。
追加オプションとは、
- 出展者パス (2枚までは付属。オフィスでの購入も可能)
- 駐車券 (車で搬入する方向け)
- 電源設備 (電気を使う方向け)
の3つです。
僕はブース申し込み時に電源設備を申し込んだので、追加申し込みはしませんでした。
7. 出展者紹介 受付 (1〜4ヶ月前)
デザフェスの公式ホームページで、出展者情報を掲載してもらうための手申請期間です。
デザフェスはいろんな作家さんが一堂に会す、お祭りのようなイベントです。
デザフェスに遊びにくる方は「何か面白いブースはないかな？」と探しにくる方が多いです。ウェブサイトで情報収集してくる方もたくさんいます。
「デザフェスのページを見て、ブースに来ました！」という方も多いので、PRの場として積極的に活用した方がいいです！
8. 早朝搬入申し込み (1〜2ヶ月前)
申し込み期間は【9月21日〜10月17日 19時】でした。
規定の搬入時間は6時30分〜11時 (11時開場) ですが、その間に搬入・準備が間に合わない方は早朝搬入 (3時〜5時) を申請できます (※ 11月10日、土曜日のみ)。
当日受付はできないので、早朝搬入希望者は、忘れずに申請しましょう。
9. ブースナンバー確定 (2ヶ月前)
デザフェス開催日の11月10日、11日の約2ヶ月前にブースナンバーが決まります。
ブースナンバーの告知など、広報活動を本格的に開始する時期です。
なおブースナンバーは抽選なので、人通りの多い場所を引けるかどうかは運次第となります…。
10. 出展者向け案内 郵送 (1ヶ月前)
- ブース番号(ご案内手紙の上部に記載)
- 注意事項
- 会場MAP
- レンタル備品規約
- レンタル備品お申込書
- 防災製品お申込書
- 開催フライヤー
- 出展者パス2枚 (名刺サイズ)
- 追加オプション (出展者パス、駐車券 ※9月3日まで申し込んだもの)
が、登録した住所まで送られてきます。
万が一、書類の漏れなどないかを確認しましょう。
11. 追加オプション 二次申し込み (1ヶ月前)
6. 追加オプション申し込み と内容は同じです。
二次申し込み期間は【9月24日〜10月5日】です。
12. レンタル備品受付 (1〜2ヶ月前)
デザフェスの申し込みで貸してもらえるのは、スペースのみです。
作品を飾るためには机や壁、イスなどが必要です。レンタル、または持参する必要があります。
イスや机は自分の所有物を持ち込むと、安く済むことが多いです。
ただ僕の場合は、設置や搬入の手間を考えて、毎回レンタルしています。
デザフェス会場の東京ビッグザイトの意向により、防炎設備に関する取り決めが厳しくなっています。
特に机からはみ出る布は防炎でないといけないなど、注意事項は要確認。防災製品はレンタルできます。
ネット / Fax申し込みが基本ですが、当日受付もあります。ただし、事前申し込みより多少高くなるので、ネット申し込みがオススメです。
また、小さい机など数に限りがある備品もあります。早めにブースレイアウトを決めて、レンタルした方が良いでしょう。
「Sブースだと、どういった備品を借りれば良いか？」など、レイアウトに関するアイデアもまとめています。詳しくはそちらをご覧ください。
13. Twitter RT祭り (2週間前)
デザフェスの規定した日時に、「#デザフェス」のハッシュタグをつけてツイートすると、デザフェス公式アカウントがRTしてくれます。 ブースごとに1日ずつ、例えばAブースの人は○月○日のみ告知可能のように、順番が決まっています。
デザフェスに行こうとする人が、面白そうなブースをメモして来ることがあります。僕の場合も「Twitter見て来ました！」と方が結構多かったです。
重要なPR機会なので、積極的に活用しましょう。
僕は初めてのRT祭りで日にちを間違え、今回はRT祭りの日を忘れていました。
大きな機会損失です。みなさんは僕のようにならないよう、お気をつけください…。
個人の作業
1. 作品・グッズの制作 (5.5ヶ月前〜前日)
デザフェスへの出展が確定した時点で、作品の制作に取り組みました。
1ヶ月前まではブースのレイアウトは考えず、とにかく作品の数を増やすことを頑張りました。
2. ブースレイアウト考案 (1ヶ月前)
レンタル備品の案内が出てから、具体的に何を借りて (机？ 壁？)、どんなグッズを置くかを検討しました。
また、1ヶ月前には作品の制作ペースを落とし、レイアウト考案に力を入れています 。だいたい、制作:レイアウト=4:6ぐらいです。
ブースはスペースが限られているので、どんなグッズを用意して置けるか、具体的にイメージしていきます。
実際に採用したブースレイアウトのお話はこちら。
[関連記事]>>>【デザフェス】弥生のブースレイアウトとポイント3. 業者様への発注 (1ヶ月前)
どんなグッズを、どれぐらいのスペースに押し込むかを考えたら、早めに業者様に発注しましょう。
というのも、印刷物の場合、発注してから品物が手元に届くまで2週間 (輸送期間を考えて2.5週間) みたほうが良いです。
僕の場合は印刷グッズが多いなので、発注が必要なものは、余裕をもって1ヶ月前に発注しました。
以上がデザフェス Vol. 48のスケジュールです。
基本的には運営の方から詳しい案内があるので、読み過ごさず、きちんと指示に従えば出展は難しくありません。
初心者・未経験者の方でも楽しく参加できるイベントだと思います。
多くの人に作品をみてもらえる良い機会です。ぜひ挑戦してみてください。
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